법인카드 사적사용 횡령죄, 퇴사 후 회사가 고소했다면 어떻게 대응해야 할까요?

안녕하세요. 제이씨엘파트너스입니다. 

법인카드를 몇 차례 개인적인 용도로 사용했다는 이유로 회사에서 횡령이나 업무상횡령 혐의로 고소했다면 곧바로 형사처벌을 받게 되는 것일까요?

반드시 그렇지는 않습니다. 법인카드 사용이 형사상 횡령으로 평가되려면 단순히 개인적인 결제가 있었다는 사실뿐 아니라 카드 사용 권한과 회사 내부 규정, 업무 관련성, 사용자의 인식과 불법영득의사 등을 구체적으로 살펴야 합니다.

특히 퇴사 이후 과거 결제내역 전체가 문제되는 사건에서는 당시 회사의 비용처리 관행과 결재 여부, 사후 정산 여부가 중요한 쟁점이 됩니다. 따라서 “실수였다”거나 “다들 그렇게 사용했다”는 해명만 반복하기보다 객관적인 자료를 기준으로 사용내역을 하나씩 분류하는 것이 중요합니다.

01. 법인카드 개인사용은 언제 업무상횡령이 될까요?

법인카드는 회사 업무를 위해 사용하도록 지급되는 결제수단입니다. 임직원이 회사 자금의 집행과 관련하여 일정한 보관·관리 지위에 있으면서 이를 자신의 이익을 위해 임의로 사용했다면 형법상 횡령 또는 업무상횡령 문제가 발생할 수 있습니다.

다만 카드 사용내역에 개인적인 성격이 있다는 이유만으로 모든 결제가 바로 업무상횡령이 되는 것은 아닙니다. 회사가 해당 지출을 업무비용으로 승인했는지, 접대·출장·복리후생 등 업무상 목적이 있었는지, 개인사용 후 급여공제나 정산이 예정되어 있었는지 등을 함께 살펴야 합니다.

특히 형사책임에서는 사용자가 회사 자금을 자기 소유처럼 처분하려는 의사가 있었는지가 중요합니다. 결제 직후 오류를 발견하고 즉시 정산했거나, 회사의 승인 절차에 따라 비용처리가 이루어진 경우라면 반복적·은밀한 개인사용과는 법적 평가가 달라질 수 있습니다.

반대로 개인 쇼핑이나 가족 관련 비용, 순수한 개인 식사비 등을 회사 업무와 무관하게 반복적으로 결제하고 이를 숨기거나 허위 증빙으로 처리했다면 고의와 횡령의사를 인정하는 데 불리한 사정이 될 수 있습니다.

법인카드 사건에서는 카드 사용 사실보다 ‘왜 사용했고, 회사는 이를 어떻게 인식·처리했으며, 사용자가 회사 돈을 자기 돈처럼 처분하려는 의사가 있었는지’가 핵심입니다.

02. 회사 관행이나 묵시적 허락이 있었다면 달라질까요?

법인카드 사건은 퇴사나 경영진과의 갈등 이후 과거 사용내역이 한꺼번에 문제되는 경우가 많습니다. 재직 당시에는 아무런 지적 없이 비용처리되던 항목이 퇴사 후 갑자기 사적사용으로 분류되는 경우도 있습니다.

이런 경우 회사의 실제 비용처리 관행은 중요한 자료가 될 수 있습니다. 카드 사용내역이 매달 회사에 공개되어 있었는지, 대표자나 상급자의 결재를 받았는지, 회계담당자가 이를 비용으로 처리했는지, 다른 임직원에게도 같은 기준이 적용됐는지를 확인해야 합니다.

다만 “다른 직원도 개인적으로 사용했다”는 주장만으로 당연히 책임이 없어지는 것은 아닙니다. 다른 사람의 위법한 사용이 있었다는 사실과 회사가 해당 유형의 지출을 실제로 승인하거나 허용했다는 사실은 구별해야 합니다.

또한 사용자의 직급과 권한도 중요합니다. 대표이사나 재무책임자처럼 회사 자금 집행에 대한 권한이 넓은 사람과 일반 직원은 카드 사용 과정에서 요구되는 승인 절차와 책임 범위가 다를 수 있습니다.

‘관행이었다’는 주장은 말로만 설명할 것이 아니라 과거 결재내역, 회계처리, 사내규정과 동종 지출 사례 등 객관적인 자료로 뒷받침해야 합니다.

03. 경찰조사 전 어떤 증거를 준비해야 할까요?

법인카드 사건에서 가장 피해야 할 대응은 사용내역을 충분히 확인하지 않은 채 “기억나지 않는다”거나 “전부 업무용이었다”고 포괄적으로 답하는 것입니다. 카드 내역은 날짜와 장소, 가맹점과 금액이 그대로 남기 때문에 이후 객관적인 자료와 진술이 충돌하기 쉽습니다.

먼저 전체 카드사용내역을 확보하여 결제별로 업무사용, 개인사용 여부가 다투어지는 항목, 실제 개인사용으로 인정해야 할 항목으로 구분하는 작업이 필요합니다.

업무 관련성이 있는 지출이라면 당시 일정표, 출장내역, 회의 참석자, 이메일·메신저, 보고서, 거래처와의 연락내용 등을 연결할 수 있습니다. 회사의 승인이 쟁점이라면 결재문서, 비용청구서와 회계처리자료, 상급자와의 대화내역을 확보해야 합니다.

실제 개인적인 사용이 있었던 경우에도 언제 이를 인식했고 어떻게 정산했는지, 회사에서 문제를 제기하기 전에 자발적으로 반환한 사실이 있는지 등이 중요할 수 있습니다.

따라서 첫 경찰조사 전에 사용내역별 입장을 정리하고, 무리하게 모든 항목을 부인하기보다 인정할 부분과 다툴 부분을 구별하여 일관된 진술을 준비하는 것이 중요합니다.

04. 피해금액을 반환하면 처벌을 피할 수 있을까요?

회사가 문제 삼은 금액을 반환했다고 해서 이미 성립한 횡령 혐의가 자동으로 없어지는 것은 아닙니다. 범죄 성립 여부는 원칙적으로 문제된 사용 당시의 사실관계와 고의를 기준으로 판단합니다.

그러나 피해회복은 사건 처리와 양형에서 중요한 사정이 될 수 있습니다. 실제 개인사용을 인정하는 사건이라면 피해금액의 반환, 회사와의 합의 여부, 반복 횟수와 금액, 초범 여부 등 여러 사정이 함께 고려될 수 있습니다.

반대로 업무상 사용임을 다투어야 하는 항목까지 섣불리 횡령금으로 인정하여 반환하거나 사과문을 작성하면 이후 방어논리와 충돌할 수 있습니다. 따라서 피해회복을 검토하더라도 어떤 사용분을 인정하는지 범위를 명확하게 정하는 것이 필요합니다.

반복적인 사용이나 누적금액이 큰 사건이라면 단순한 정산문제로 보기 어려워질 수 있으므로 초기에 사실관계와 증거를 정리해야 합니다. 반대로 일회적인 오사용이나 즉시 정산된 사안이라면 그 경위와 사후조치를 객관적으로 설명하는 것이 중요합니다.

법인카드 사적사용 사건에서는 감정적인 억울함보다 사용내역별 업무 관련성, 회사의 승인 여부, 고의와 피해회복을 객관적인 자료로 구분해 설명하는 것이 핵심입니다. 

제이씨엘파트너스는 법인카드 사용과 회사 자금 관련 횡령·업무상횡령 사건에서 카드내역, 사내규정과 결재자료, 수사단계 진술을 검토하여 사건의 성립 여부와 경찰·검찰 단계의 대응 방향을 함께 살펴보고 있습니다.

업무상 횡령죄 등의 형사 문제로 어려움을 겪고 계신 분들은 대한변호사협회에 공식 등록된 형사전문변호사로 구성된 저희 제이씨엘파트너스에 도움을 요청해 문제를 해결해나가시기를 바라겠습니다.